Sonntag, 19. November 2017
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Was kann weg - was muss man behalten?

Fristen: Verträge, Rechnungen & Co. richtig aufbewahren

Kassenbons auf SpickerWer kennt das nicht: Täglich flattert Post ins Haus und der private Papierberg wächst und wächst. Wer dabei den Überblick nicht verlieren will, kann mit dem richtigen Wissen und etwas System in wenigen Schritten Ordnung schaffen. Erfahren Sie, worauf beim Ordnung halten zu achten ist, welche Dokumente nicht voreilig entsorgt werden sollten und wie die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für private Haushalte sind.

Ob Geburtsurkunde, Sozialversicherungsausweis oder Unterlagen zur Hausratversicherung: Zur Hand nehmen muss man diese Dokumente nur selten und es ist so herrlich einfach, sie schnell in der Schreibtischschublade verschwinden zu lassen. Das spätere Wiederfinden gestaltet sich dann aber umso schwieriger. Gut, wenn man in dringenden Fällen weiß, wo ein Papier nicht nur zu suchen, sondern auch zu finden ist. Dazu bedarf es lediglich der Beachtung einiger weniger Tipps.

Tipp 1: Keine Zettelwirtschaft

Alle Unterlagen sollten am besten so sortiert und abgeheftet werden, dass sie schnell griffbereit sind. Einzelne, nach Themen getrennte Ordner schaffen einen guten Überblick. Zusammengehörige Dokumente wie Geburts- oder Heiratsurkunden sollten gemeinsam aufbewahrt werden. Daneben lassen sich die Unterlagen rund ums Haus oder die Wohnung sowie Bank- oder Versicherungsdokumente in entsprechenden Ordnern sammeln.

Tipp 2: Kopien machen

Es ist ratsam, von wichtigen Dokumenten Kopien anzufertigen und diese getrennt vom Original zu hinterlegen. Um sich für den Fall eines Einbruchs oder Hausbrands abzusichern, lässt sich für die Originale ein Safe oder Bankschließfach nutzen. Gut aufbewahrt werden sollte auch eine Liste mit allen wertvollen Einrichtungsgegenständen. Diese Aufstellung hilft der Hausratversicherung im Schadenfall, die Kosten zu beziffern.

Tipp 3: Unterlagen regelmäßig prüfen

Damit die Papierberge nicht zu groß werden, sollte man alle drei bis fünf Jahre einen Blick in die Ordner werfen und zum Beispiel alte Rechnungen oder Kontoauszüge aussortieren. Dabei ist zu beachten, dass einige Unterlagen länger aufbewahrt werden sollten als andere (siehe unten Aufstellung "Aufbewahrungsfristen ..."). Also genau hinschauen, was weg kann - und was nicht.

Tipp 4: Dokumente sicher entsorgen

Dokumente mit sensiblen Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten sollten nicht einfach im Papierkorb entsorgt, sondern zuvor geschreddert werden. Immer wieder nutzen Identitätsdiebe private Informationen für ihre Betrügereien. Deshalb ist stets Vorsicht geboten.

Tipp 5: Digitale Dokumentenablage nutzen

Mit der wachsenden Bedeutung des Internets auch für den Schriftwechsel werden Dokumente immer häufiger digital zur Verfügung gestellt. Per E-Mail empfangene Dokumente, zum Beispiel Rechnungen, sollten in speziell eingerichteten, thematischen Ordnern gespeichert werden. Es ist sicherer, wichtige Dokumente immer an zwei getrennten Orten abzulegen - etwa auf der internen Festplatte des persönlichen Computers und zusätzlich auf einer externen Festplatte.

Zunehmend gibt es heutzutage auch Internet-Plattformen, beispielsweise von Banken, Versicherungen und Energielieferanten, auf denen Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge und Anschreiben hinterlegt werden. Der Vorteil ist, dass diese Unterlagen jederzeit abrufbar sind - ob zu Hause am Computer oder unterwegs. Um solche sensiblen Daten zu schützen, ist das Zugangs-Passwort genauso vertraulich zu behandeln wie die Konto-PIN einer Bank.


Aufbewahrungsfristen für Dokumente - Empfehlungen für Privathaushalte

In der Regel reicht es aus, folgende Aufbewahrungsfristen einzuhalten:
(Bitte beachten Sie, dass in Einzelfällen Ausnahmen gelten können.)

2 Jahre

  • Rechnungen, Kassenbons, Kaufverträge und Garantieunterlagen (Garantiezeit in der Regel zwei Jahre), auch Handwerker-Rechnungen, Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren.

  • Bei höherwertigen Gütern die Belege am besten langfristig aufheben, um bei Verlust oder späterem Verkauf einen Nachweis über den Wert zu haben.

Die gesetzliche Verjährungsfrist für fast alle Rechnungen beträgt drei Jahre.


3 Jahre

  • Alte Mietverträge und Übergabeprotokolle

  • Außerdem sinnvoll: Nebenkostenabrechnungen, Kautionsquittungen und Rechnungen, die bei Mietende für Kautions-, und Abstandsverhandlungen wichtig sind.

4 Jahre

  • Bankunterlagen: Kontoauszüge, Überweisungen


5 Jahre

  • Für Mängelansprüche bei der Herstellung, Planung oder Überwachung von Bauwerken gilt eine Fünf-Jahres-Frist - deshalb alle erforderlichen Unterlagen zur Dokumentation eines Mängelanspruchs aufbewahren.


30 Jahre

  • Gerichtsurteile, Prozessakten, Mahnbescheide, Kreditunterlagen


Für die gesamte Gebrauchsdauer

  • Nachweise für die Hausratversicherung
    (z. B. Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck)


Für die gesamte Laufzeit

  • Versicherungsunterlagen für jegliche Policen

  • Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten
    (z. B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan)


Mindestens bis zur Rente

  • Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren
    (z. B. Arbeitsverträge, Nachweis über sozialabgabepflichtige Tätigkeiten während der Ausbildung, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Immatrikulationsbescheinigungen, Sozialversicherungsnachweise Sozialversicherungsunterlagen inklusive der jährlichen Sozialversicherungsnachweise)


Ein Leben lang

  • Standesamtliche Urkunden
    (z. B. Taufschein, Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)

  • Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse

  • Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein

  • Ärztliche Gutachten

  • Belege über Wohneigentum

Aufbewahrung privater Steuerunterlagen

Steuerbescheide müssen von Privatpersonen in der Regel nicht aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung über vier Jahre lohnt sich jedoch beispielsweise für die Ermittlung der Bemessungsgrundlage bei behördlichen Anträgen auf Kindergeld oder Pflegegeldzahlungen. Auch sollten Steuerbescheide und Unterlagen für die Einkommenssteuer-Berechnung immer dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn ein Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt einer Nachprüfung bewilligt wurde.

Belege für außergewöhnliche Belastungen können - falls nicht mehr für andere Verwendungszwecke nötig - vernichtet werden, sobald der Steuerbescheid für das diesbezügliche Jahr vorliegt.

Sonderregeung für Besserverdiener: Wer positive Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung oder Sonstigem von mehr als 500.000 Euro erzielt hat, muss die diesbezüglichen Steuerunterlagen und Steuerbescheide sechs Jahre lang aufbewahren.

Tipp zur Aufbewahrung von Unterlagen über Wohneigentum

Wer ein Haus oder eine Wohnung kauft, sollte alle Rechnungen sammeln, die im Falle eines Verkaufes zur Wertermittlung des Hauses wichtig sind: z. B. Grundbuchauszug, Bauzeichnungen und -rechnungen, Übergabe- und Bauabnahme-Protokolle, Gebäudeversicherungen.



- REFR / Online-Redaktion serviceseiten50plus -
- Quellen: CosmosDirekt / ARAG / immonet.de

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